Www.rambat.id – Hallo semuanya, jumpa lagi bersama kami yang pada kesempatan ini akan membahas informasi mengenai Fungsi Email Dalam Pekerjaan.
Email memiliki dampak signifikan pada tempat kerja sejak akhir 1990-an. beberapa efek komunikasi email di tempat kerja positif, sementara yang lain mengurangi manfaat komunikasi tatap muka.
Memilih metode terbaik dalam situasi tempat kerja tertentu adalah kunci untuk komunikasi yang sangat efektif untuk Anda.
Ketepatan Waktu Komunikasi Email
Email berfungsi sebagai cara yang efektif untuk mengirim pesan satu arah atau terlibat dalam interaksi dua arah yang tidak memiliki urgensi waktu.
Ketika karyawan mengirim email ke kolega atau pelanggan, Penerima dapat mengakses dan menanggapi email ketika mereka memiliki kesempatan. Mengirim email saat respons cepat diperlukan bukanlah langkah yang baik.
Baca Juga: Mobizen Screen Recorder MOD APK 3.9.5.7 (Premium) Free Download
Ketika waktu adalah esensi, berbicara dengan seseorang secara pribadi, mengirim pesan instan, teks, atau membuat panggilan telepon biasanya pendekatan yang lebih baik.
Tim Kerja Yang Lebih Luas
Email telah memungkinkan perusahaan untuk memiliki lebih banyak tim kerja yang tersebar dan beragam. Karyawan dapat berinteraksi dan berkolaborasi tanpa perlu percakapan tatap muka di kali.
Dalam kasus ini, perusahaan menggunakan tim kerja virtual di mana karyawan terlibat dalam proyek dan tugas kerja yang sama.
Tim-tim ini sering menggunakan perangkat lunak tim virtual untuk berbagi file dan mengadakan pertemuan virtual, tetapi mereka juga mengirim komunikasi email bolak-balik.
Di perusahaan global, email memungkinkan karyawan untuk berkomunikasi lintas batas negara.
Kurang Personalisasi Dan Miskomunikasi
Kelemahan dari pertumbuhan email yang merajalela adalah kurangnya penggunaan komunikasi yang lebih personal.
Karyawan penjualan dan layanan dapat menggunakan email secara berlebihan dalam menghubungi calon klien dan mengirim email konfirmasi dan terima kasih.
Anggota kelompok kerja sering lebih suka duduk di meja mereka dan mengirim email daripada berjalan melintasi kantor untuk berinteraksi secara pribadi dengan rekan kerja.
Baca Juga: Manfaat Kesehatan Penting Dari Bayam Dan Fakta Nutrisinya
Mengirim email menghilangkan kesempatan untuk umpan balik langsung dari penerima.
Menurut sebuah makalah yang diterbitkan oleh Cyber Psychology, kurangnya isyarat nonverbal seringkali dapat menyebabkan miskomunikasi, terutama ketika humor atau sarkasme terlibat.
Penggunaan email yang berlebihan mengurangi hubungan internal dan eksternal dan dapat mengurangi efektivitas dalam komunikasi.
Administrasi dan orang yang tidak membaca email
Kelebihan email adalah masalah yang berkembang bagi banyak pekerja. Karyawan kadang-kadang begitu kewalahan dengan penangkapan di email, mereka mengabaikan tugas pekerjaan penting lainnya.
Manajer yang menghabiskan terlalu banyak waktu membaca dan membalas email dengan mitra, pemasok, pekerja, dan pelanggan memiliki lebih sedikit waktu untuk melatih, melatih, dan memotivasi bawahan mereka.
Tenaga penjualan yang menanggapi banyak email internal dan pelanggan memiliki lebih sedikit waktu untuk pertemuan penjualan tatap muka.
Baca Juga: Link Video Jepang YouTube Video Full Movie Indoxxi LK21 Tanpa Sensor
Untuk mengendalikan tantangan ini, beberapa orang menjadwalkan 30 hingga 60 menit Waktu email setiap pagi.
Munculnya kecerdasan buatan (AI) telah membawa peluang dan tantangan baru untuk email dalam beberapa tahun terakhir.
AI, misalnya, dapat membuat penjawab otomatis cerdas dan secara otomatis menambahkan acara penting ke kalender Anda tanpa campur tangan Anda.
Ini juga membantu memastikan email penting tidak terlewatkan. Menurut Orange, misalnya, AI dapat mengidentifikasi email berdasarkan kepentingan dan urgensinya.
Hal ini dapat membuat karyawan tidak membaca email dari pelanggan penting atau keluhan mendesak, misalnya, lebih kecil kemungkinannya.